Como a Vertika reduziu o fechamento de despesas de 5 dias para 4 horas

O desafio: fechar o mês caçando comprovante

A Vertika opera centros de distribuição em quatro estados e entrega última milha para e-commerce. Na prática, isso significa dezenas de gastos pequenos todo dia — combustível, pedágio, reparo emergencial de frota, insumo de embalagem, frete extra em pico de demanda. Até o ano passado, quase todas essas despesas começavam com o dinheiro do próprio colaborador.

O caminho era sempre o mesmo: foto do comprovante no grupo de WhatsApp do hub, planilha preenchida à mão pelo supervisor, envio para a matriz em Campinas e conferência linha a linha pelo time financeiro. Quando o fechamento terminava, já era o quinto dia útil — e boa parte desse tempo tinha sido gasto atrás de recibo ilegível, gasto sem dono ou valor lançado em duplicidade.

Havia também um custo silencioso. Sem número em tempo real, a matriz não conseguia comparar o desempenho dos quatro centros de distribuição nem perceber um desvio de orçamento antes que o mês acabasse. A correção de rota sempre chegava tarde.

A solução: um cartão por centro de custo

A Vertika substituiu o modelo de reembolso por cartões corporativos distribuídos conforme a estrutura da operação, com as regras de gasto configuradas diretamente na plataforma:

• Cartões nominais para supervisores e cartões de frota por centro de distribuição, cada um com limite mensal e categorias liberadas
• Anexo de comprovante obrigatório no aplicativo, no momento da compra, com lembrete automático para quem esquece
• Classificação de cada transação por unidade, centro de custo e categoria de despesa, sem digitação manual
• Painel único com o orçamento consumido por hub, atualizado a cada transação

A implantação foi feita em duas ondas. Primeiro a matriz e o centro de distribuição de Campinas, para ajustar limites e categorias com volume real; depois os três hubs regionais, em um treinamento de uma hora por equipe. Em menos de um mês todos os supervisores estavam operando só com cartão.

O ganho maior não foi de tempo, foi de confiança no número. Quando o gasto aparece no mesmo dia, dá para corrigir a rota no meio do mês em vez de explicar o estrago depois. — Camila Reis, Gerente Financeira

Os resultados

• O fechamento da prestação de contas mensal caiu de cinco dias úteis para quatro horas
• Queda de 92% no volume de reembolsos manuais processados pelo financeiro
• Os quatro centros de distribuição passaram a ter orçamento acompanhado em tempo real
• Comprovante fiscal anexado à transação, o que encurtou a conferência com a contabilidade

Com o financeiro livre da conferência manual, a área passou a usar o tempo em análise: comparação de custo por entrega entre hubs, revisão de contratos de manutenção e negociação de postos parceiros nas rotas mais usadas.

O que vem agora

O próximo passo da Vertika é estender o modelo aos parceiros de transporte terceirizados e criar alçadas de aprovação por faixa de valor, para que compras acima de um limite exijam confirmação do gestor da unidade antes de serem concluídas.